Hochschulalltag digitalisiert: Besserer Service für Studierende der Jade HS
Studienorganisation von der Einschreibung bis zur Graduierung vereinfacht
Als eine der ersten Hochschulen in Niedersachsen hat die Jade Hochschule die Einführung eines modernen webbasierten Campus-Management-Systems jetzt abgeschlossen. „Ziel unseres Projektes war es, ein ganzheitliches System einzuführen, das die Abläufe im Hochschulalltag für alle Beteiligten transparenter und einfacher gestaltet“, sagt Prof. Dr. Juliane Benra, Vizepräsidentin für Informations- und Mediensysteme. „Mit dem Jade eCampus ist das gelungen.“
Studierende werden durch das neue System bei allen organisatorischen Prozessen innerhalb ihres Student-LifeCycles unterstützt - von der Immatrikulation bis zur Graduierung. Studieninteressierte können sich über das Portal online bewerben und danach den Fortschritt des Zulassungsverfahrens verfolgen. Studierende können ihre Prüfungsergebnisse einsehen, sich sämtliche Bescheide ausdrucken, ihre Kontaktdaten pflegen und sich zukünftig auch ihren Stundenplan anzeigen lassen. Auch Lehrende und Mitarbeiter_innen der Verwaltung werden bei administrativen Tätigkeiten im Bereich des Studiengangs- und Prüfungsmanagements entlastet.
„HISinOne“: Einheitliche Technologie und zentrale Datenhaltung
In dem Projekt „HISinOne“, das in Zusammenarbeit mit der „HIS“-Genossenschaft für die Digitalisierung von Hochschulprozessen durchgeführt wurde, wurden nach und nach alle einzelnen alten Softwaremodule durch ein webbasiertes System ersetzt. „Aus dem bestehenden „Technologiemix“ wurde so eine einheitliche Technologie“, so der technische Projektleiter Thomas Knop. „Wir haben die Oberflächen und die historisch gewachsenen Strukturen und Prozesse vereinheitlicht und auch die dadurch verursachten Datenredundanzen durch eine zentrale Datenhaltung ersetzt“, ergänzt Jutta Galts, aus dem Projektbüro. So können auch alle Datenschutzvorgaben erfüllt und Datenabfragen für statistische Zwecke durchgeführt werden.
Durch das einheitliche Rechte- und Rollenkonzept erhalten alle Nutzerinnen und Nutzer Zugriff auf individuell zugeschnittene Daten und Dienste. Zudem ist mit der Einführung von HISinOne die Teilnahme der Jade Hochschule an dem Dialogorientierten Serviceverfahren (DoSV) vorbereitet. Das bundesweit einheitliche Bewerbungsportal kann nun direkt mit dem System der Jade Hochschule verbunden werden. Darüber hinaus soll in einem nächsten Schritt auch das Forschungsmanagement der Jade Hochschule integriert werden.
Bis Ende 2022 sollen Bund und Länder alle Verwaltungsleistungen laut Onlinezugangs-Gesetz auch elektronisch anbieten. „Mit der Einführung des neuen Systems sind wir auf einem guten Weg die Digitalisierung der Verwaltung zukunftsorientiert aufzustellen“, sagt Ulrich Hauptmann, Projektleiter und Leiter des Hochschulrechenzentrums.
„Damit dieses Projekt zum Erfolg werden konnte, haben wir viele Kräfte in der Jade Hochschule gebündelt: Das Hochschulrechenzentrum hat das Projekt geleitet und die digitalen Aspekte umgesetzt, das Immatrikulations- und Prüfungsamt hat die fachliche Expertise beigesteuert und alle Fachbereiche haben die Einführung tatkräftig unterstützt", sagt Vizepräsidentin Benra.
Historie
Bereits im Jahr 2012 schloss die Jade Hochschule einen Vertrag über die Einführung des HISinOne Campus-Managementsystems mit der HIS. Die kooperative Projektleitung übernahmen damals Petra Bolte-Steiner, Thomas Knop und Ulrich Hauptmann und ein Lenkungsausschuss, bestehend aus Prof. Dr. Andrea Czepek, Prof. Dr. Uwe Weithöner, Prof. Dr. Hero Weber, Prof. Dr. Christoph Wunck und einem HIS-Beauftragten wurde gebildet. 2013 gab es die offizielle Kick-off Veranstaltung an der Jade Hochschule mit Beteiligung der Fachbereiche und Organisationseinheiten. Im selben Jahr übernahm Jutta Galts die Leitung des Projektbüros und ein Jahr später kam Gabriele Macke mit ins Team.
Umfangreiches Vorhaben
Bereits im Jahr 2013 ist das Projekt an der Jade Hochschule gestartet – seitdem wurden eine Menge Arbeitskraft und hohe Beträge investiert. „Dieses Projekt ist aus unterschiedlichen Gründen ein umfangreiches Vorhaben geworden“, erklärt Marion Koopmann, stellvertretende Leiterin des Immatrikulations- und Prüfungsamt Oldenburg und Elsfleth. „Wir sind im laufenden Betrieb auf das neue System umgestiegen. Das heißt, zu keiner Zeit durften Daten verloren gehen und die Funktionalität musste durchgehend für die Verwaltung, die Prüfenden und Studierenden zur Verfügung stehen.“ Zudem mussten ständige Veränderungen berücksichtigt werden, wie neue Prüfungsordnungen oder Studiengänge. Wegen des Umfangs der Arbeiten wurde das Projekt fachbereichsweise in mehreren Stufen umgesetzt, was den Betrieb des alten und neuen Systems parallel erforderlich machte. Voraussetzung hierfür war es, dass die Administratoren und die Fachabteilungen bei der komplexen Umsetzung des Prüfungsmanagements Hand in Hand gearbeitet haben. Auch mussten alle Anforderungen zum Datenschutz oder zur Hochschulstatistik von Landesseite umgesetzt werden.
