Die Digitalisierung verändert nicht nur die Inhalte und Prozesse in Lehre und Forschung, sie nimmt ebenfalls starken Einfluss auf die Verwaltungsprozesse. Mit der „Digitaloffensive für niedersächsische Hochschulen“ hat das MWK für die Hochschulen des Landes individuell zugeschnittene Meilensteine in der Zielvereinbarung 2019-2021 formuliert, die zu erreichen sind. Um die Fülle der Informationen und Dokumente systematisch und effizient zu verwalten, wurde an der Jade Hochschule der Arbeitskreis Dokumentenmanagementsystem gegründet, der ein IT-basiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) aufbaut.
„Unser Arbeitskreis ist interdisziplinär besetzt, um die Heterogenität der Prozesse und ihrer Dokumente abgestimmt, sachgerecht und skalierbar abbilden zu können.“
Prof. Dr. Uwe Weithöner, Vizepräsident für Informations- und Mediensysteme.
Im DMS werden Dokumente strukturiert gespeichert und den Nutzer_innen für ihre Prozesse und Aufgaben gezielt recherchierbar und stets aktuell zur Verfügung gestellt. Der Zugriff auf das DMS und auf die benötigten Dokumente kann über die eigene DMS-Benutzeroberfläche, über relevante Webseiten der Hochschule (z.B. für Bedienstete) oder über eine Schnittstelle mit dem neuen Prozessportal erfolgen.
Ziele des DMS sind eine einheitliche Dokumentenbasis mit Standardisierung der Dokumente (für eine qualitätsgesicherte Arbeits- und Kooperationsbasis), vielfältige Recherchemöglichkeiten, die sich auf Volltext, die Dokumentenstruktur und die Akten beziehen sowie eine Prozessoptimierung sowie die Schaffung organisatorischer Rahmenbedingungen.
Dafür muss sich die Arbeitsgruppe zusammen mit den einzelnen Abteilungen zunächst einen Überblick über die vorhandenen Dokumente verschaffen. Sie berät auch hinsichtlich einer nötigen Neuerstellung der Dokumente und der Einhaltung des Datenschutzes. Bevor das DMS in den einzelnen Abteilungen zum Einsatz kommen kann, schult die Arbeitsgruppe die Hochschulangehörigen und macht sie mit der Nutzung vertraut.
„Das alles und mehr beschreibt den Projektauftrag des Arbeitskreises Dokumentenmanagementsystem. Ihm ist es gelungen, dieses Ziel der Digitalisierung mit dem ersten Meilenstein umzusetzen“, freut sich Katrin Vogel. Lea-Kathrin Ahrens ergänzt: „Das DMS ist mit seiner ersten Ausbaustufe zur redundanzfreien Bereitstellung von stets aktuellen und rechtssicheren Dokumenten aktiv.“
