Mit einem klaren Ziel vor Augen trafen sich Vertreterinnen und Vertreter verschiedener Bereiche der Jade Hochschule Mitte März zu einem Workshop rund um einen geplanten Chatbot, der im Zuge des bevorstehenden Web-Relaunchs realisiert werden kann und bis Frühjahr nächsten Jahres produktiv geschaltet werden soll. Der Workshop wurde von der Business Technology Consulting AG (BTC) durchgeführt und moderiert.
Im Mittelpunkt stand die Frage, was der digitale Assistent erfüllen muss, um Studierende, Studieninteressierte, Bedienstete und externe Zielgruppen bestmöglich zu unterstützen.
Begrüßung und Zielsetzung
Den Auftakt machte Prof. Dr.-Ing. Hero Weber, Vizepräsident für Studium, Lehre, Weiterbildung der Jade Hochschule, der die Teilnehmenden begrüßte und die strategische Bedeutung des Austauschs hervorhob. Ein leistungsfähiger Chatbot könne nicht nur den Service verbessern, sondern auch den Zugang zu Informationen deutlich erleichtern. Gemeinsam erarbeiteten alle Beteiligten eine Agenda zu ihren Erwartungen an den Workshop sowie eine Zielsetzung.
Im Anschluss gab Giacomo d’Antonio von der BTC eine Einführung in die Funktionsweise moderner Chatbots. Dabei wurden sowohl technische Grundlagen als auch konkrete Einsatzmöglichkeiten im Hochschulkontext beleuchtet.
Anforderungen: Mehr als nur Antworten liefern
Im Zentrum des Workshops stand die gemeinsame Erarbeitung fachlicher Anforderungen. Schnell wurde deutlich: Der Chatbot soll weit mehr leisten als ein reines Frage-Antwort-System. Zu den wichtigsten „Must-haves“ zählt die Trainierbarkeit durch Fachbereiche und zentrale Einrichtungen, damit Inhalte aktuell und fachlich korrekt bleiben. Ebenso zentral ist die vollständige Berücksichtigung externer Zielgruppen, die häufig erstmals mit der Hochschule in Kontakt treten.
Ein weiterer Schwerpunkt lag auf dem Thema Sicherheit und Datenschutz. Der Chatbot muss DSGVO-konform arbeiten und sensible Informationen zuverlässig schützen. Gleichzeitig soll er durch gendersensible und diskriminierungssensible Sprache allen Nutzerinnen und Nutzern gerecht werden.
Unterschiedliche Zielgruppen
Die Diskussion zeigte, wie breit das Einsatzspektrum des Chatbots gedacht wird. Grundsätzlich soll er allen Nutzerinnen und Nutzern der Website zur Verfügung stehen und insbesondere jenen, die Informationen nicht auf Anhieb finden.
Ein besonderer Fokus liegt auf:
- Studieninteressierten, die sich einen ersten Überblick verschaffen möchten
- Internationalen Bewerberinnen und Bewerbern, auch in englischer Sprache
- Studierenden, etwa bei organisatorischen Fragen
- Personen mit speziellen Anliegen, wie Austauschstudierende oder Berufstätige im weiterbildenden Studium
Darüber hinaus wurde der Chatbot auch als Orientierungshilfe für „verirrte“ interne Nutzerinnen und Nutzer gedacht, die gezielt auf das Intranet Jade Connect verwiesen werden können.
„Ein smarter ChatBot für Externe ist ein zentrales Element einer modernen Hochschulstrategie und ist daher für die Zielgruppeninteraktion unbedingt notwendig. Der Workshop hat unsere Vorstellungen hierzu greifbar gemacht und wir können jetzt erfolgreich die nächsten Schritte gehen.“
Eike Betten, Lehr- und Lernzentrum
Nächste Schritte
Nach der Anforderungsaufnahme folgten Verständnisfragen und eine erste Priorisierung. Dabei wurde deutlich, dass die technische Umsetzung, etwa im Zusammenspiel mit Content-Management-Systemen wie TYPO3, ebenso entscheidend sein wird wie die kontinuierliche Pflege der Inhalte.
Das gemeinsame Fazit: Der geplante Chatbot hat das Potenzial, die digitale Kommunikation der Hochschule nachhaltig zu verbessern – vorausgesetzt, er wird konsequent nutzerorientiert entwickelt.
Mit vielen Ideen, klaren Zielbildern und einem interdisziplinären Ansatz ist dafür nun ein wichtiger Grundstein gelegt.
