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Personenbezogene Daten an der Jade Hochschule noch besser schützen

Stabsstelle „Datenschutzmanagement“ eingerichtet

(Foto: pexels)
(Foto: pexels)

Personenbezogene Daten sind schützenswert. So ist das Recht auf „informationelle Selbstbestimmung“ durch das Volkszählungsurteil des Verfassungsgerichts seit 1983 als Grundrecht anerkannt. Im Jahr 2016 wurde die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verabschiedet, 2017 folgten ihre nationalen Umsetzungsgesetze, 2018 das niedersächsische Datenschutzgesetz. Im gleichen Jahr verabschiedete die Jade Hochschule als eine der ersten Hochschulen in Niedersachsen eine Datenschutzordnung auf Grundlage der DSGVO. Diese Ordnung ist das Werk einer Arbeitsgruppe, die der für den Datenschutz verantwortliche Vizepräsident Markus Wortmann gemeinsam mit den beiden Datenschutzbeauftragten ins Leben gerufen hatte.

Um die Ordnung weiter umzusetzen, wurde nun eine Stabstelle „Datenschutzmanagement“ eingerichtet: Julia Großklaus, Expertin im Datenschutz und IT-Sicherheitsmanagement und zertifizierte Auditorin ist künftig die zentrale Ansprechperson rund um die exekutiven Datenschutzmaßnahmen. Sie ist seit 2008 an der Jade Hochschule im Rechenzentrum und jetzt zudem mit 60 Prozent Stellenanteil als Datenschutzmanagerin tätig. Julia Großklaus unterstützt die Datenschutzbeauftragten Prof. Dr. Thomas Brinkhoff und Prof. Dr. Knut Barghorn bei der operativen Arbeit und dient als Schnittstelle zu den Verantwortlichen. Zu ihren Aufgaben gehört es, Maßnahmen für die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben, wie beispielsweise die Dokumentationspflicht oder Informationspflicht, zu planen und umzusetzen. Sie erstellt zudem regelmäßige Reports, überwacht die relevanten Datenschutzprozesse und entwickelt und dokumentiert das Datenschutzmanagementsystem.

Julia Großklaus (Foto: Jade HS)
Julia Großklaus (Foto: Jade HS)

Erster Schritt: Verfahrensbeschreibung

Um der verpflichtenden Dokumentations- und Informationspflicht gerecht zu werden, hat die Datenschutzmanagerin in Zusammenarbeit mit dem Webservice ein Portal zur Erfassung der Verfahrensbeschreibungen erstellt. Alle Serviceeinrichtungen und Fachbereiche sind angehalten die etablierten Verfahren, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, in das Erfassungstool einzutragen. Das kann beispielsweise die Daten von Veranstaltungsteilnehmer_innen, E-Mail-Verteiler oder Fotos betreffen. Bei der Identifikation solcher Prozesse hilft die Datenschutzmanagerin gerne weiter.

„Mit den Verfahrensbeschreibungen bewegen wir uns in die richtige Richtung. Uns ist bewusst, dass das Eintragen für die Kolleginnen und Kollegen einen zusätzlichen Arbeitsaufwand bedeutet - wir sehen das Ganze als Prozess, der schrittweise in der nächsten Zeit umgesetzt wird.“

Julia Großklaus

Ansprechpartner_innen

Datenschutzmanagement
Julia Großklaus
datenschutzmanagement@jade-hs.de

Datenschutzbeauftragte
Die Datenschutzbeauftragten Prof. Dr. Thomas Brinkhoff (Campus Oldenburg/Elsfleth) und Prof. Dr. Knut Barghorn (Campus Wilhelmshaven) sind Ansprechpartner bei allgemeinen Fragen zum Datenschutz, vertraulichen Anfragen und/oder Beschwerden bezüglich des Datenschutzes sowie Fragen zu Betroffenenrechten.
datenschutz@jade-hs.de

Juristische Koordination
Petra Bolte-Steiner aus der Stabstelle Ordnungsrecht und juristische Koordination unterstützt die Hochschulangehörigen bei rechtlichen Fragen. 

Welche Daten sollen geschützt werden?

Alle Informationen, die sich auf eine natürliche Person beziehen, die zum Beispiel durch den Namen, das Geburtsdatum oder eine Abbildung identifizierbar ist, sind schützenswert. Diese Daten zu erfassen, zu verarbeiten oder zu speichern, ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig – zum Beispiel dann, wenn die Daten rechtmäßig in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise für festgelegte und legitime Zwecke erhoben und verarbeitet werden, dem Zweck angemessen sowie sachlich richtig sind. Eine Rechtmäßigkeit ist beispielsweise dann gegeben, wenn es eine gesetzliche Verpflichtung gibt oder wenn die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat. Betroffene Personen haben immer das Recht, ihre eventuelle Einwilligung jederzeit (ohne Angabe von Gründen) zu widerrufen, Auskunft über die Nutzung der Daten zu erhalten oder die Daten berichtigen zu lassen.

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