Im März hat die Befragung zu den Digitalisierungsbedarfen an der Hochschule stattgefunden. Die Ergebnisse der Freitext-Antworten wurden in ersten Workshops mit Vertreter_innen aus den jeweiligen Fachabteilungen, dem Hochschulrechenzentrum, den Vertretungsorganen sowie Mitgliedern der Kommission für Information und Kommunikation diskutiert und konkretisiert. Prof. Dr. Juliane Benra, Vizepräsidentin für Internationalisierung, Digitalisierung, Mediensysteme leitete diese Workshops.
Flächendeckende Ermöglichung des digitalen Zugangs gewünscht
„Kern der geäußerten Bedarfe ist eine möglichst flächendeckende Ermöglichung des digitalen Zugangs zu Services und Vorgängen an der Hochschule“, sagt Benra.
Dabei konnten unter den Befragungsergebnissen vier Schwerpunkte identifiziert werden:
- Informationsbereitstellung und Auffindbarkeit von Informationen vereinheitlichen
- Möglichst digitale Bereitstellung von Services für Studierende und Beschäftigte
- Koordinierung und digitale Unterstützung von Projekten zur Digitalisierung
- Verbesserung der Nutzung von Werkzeugen für die hybride Lehre
In den Workshops werden diese vier Schwerpunkte nun mit den Fachabteilungen diskutiert und entsprechende Maßnahmen dazu ermittelt.
Wunsch nach mehr Digitalisierung im Verwaltungsbereich in Workshops diskutiert
Ein Großteil der Befragten spricht sich für eine Trennung von extern verfügbaren Informationen und internen Services aus. Ebenso befürworten viele eine Vereinheitlichung und/oder Zusammenführung der Stellen, an denen Informationen gefunden werden. Insgesamt besteht ein starker Bedarf viele Dinge online erledigen zu können, die die Verwaltung im Allgemeinen betreffen. Der Wunsch auf Ausbau von digitalen Services zur Beantragung und Abwicklung ist insbesondere für die Bereiche Finanzbuchhaltung und Personalverwaltung sowie im Themenfeld der Dienstreisen und Reisekostenabwicklung hoch.
Darüber hinaus wurde auch in der Studierendenverwaltung von Studierenden und Lehrenden der Wunsch nach mehr digitalen Dienstleistungsmöglichkeiten und der Beschäftigung mit dem Thema Künstliche Intelligenz (KI) geäußert.
Ticketsysteme werden bereits in einigen Bereichen zur Meldung von Problemen und Bedarfen angeboten. Diese werden grundsätzlich akzeptiert und für gut befunden. Sie sollten jedoch an einer Stelle zusammengefasst und ausgebaut werden. Für Projekte und Prozesse wird eine Vereinheitlichung und Toolunterstützung gewünscht.
Ein weiteres Ergebnis der Freitextbetrachtung ist der Wunsch nach Verbesserung von technischen Aspekten im Allgemeinen, wie beispielsweise der WLAN-Ausleuchtung und der Zugang zur Stromversorgung (Steckdosen). Zudem begrüßen viele Befragte eine Einheitlichkeit und eine regelmäßigere Wartung der Technik insbesondere im Vorlesungsbereich.
Die Anmerkungen der Studierenden, die zum Thema „Studium und Lehre“ getätigt wurden, wurden in das Ressort des zuständigen Vizepräsidenten übermittelt, wo sie weiterverfolgt werden. Als ein wesentliches Anliegen wurde bereits deutlich, dass sich die Studierenden eine Verbesserung der Nutzung hybrider Werkzeuge in der Lehre wünschen.
Formulieren und prüfen von Randbedingungen
Nach der Sichtung und Auswertung der Ergebnisse werden nun in den Workshops die Randbedingungen der einzelnen Themenfelder beleuchtet, die zur Realisierung der Vorhaben bedacht werden müssen. Wie umfangreich/komplex ist das Vorhaben? Wie hoch ist der Arbeitsaufwand für das Hochschulrechenzentrum beziehungsweise für die einzelnen Fachabteilungen? Wo liegt der Schwerpunkt der genannten Bedarfe?
Workshops zu den Themenfeldern Projekte und Tickets, Intranet und Information, Verwaltung allgemein, Finanzen und Reiseverwaltung haben bereits im Juni und Juli stattgefunden. Workshops zu den Thema Personalverwaltung sowie Studierendenverwaltung folgen im Herbst 2023.
Zum weiteren Vorgehen
Eine Reihe von ermittelten Bedarfen sind aktuell bereits in der Umsetzung, teilweise auch mit Partnern, wie dem Niedersächsischen Hochschulkompetenzzentrum für SAP (CCC) der Leibniz Universität Hannover.
In der Jade Welt wird nun fortlaufend über die Digitalisierungsprojekte berichtet.
