Prozessportal der Jade Hochschule geht an den Start
Transparente Abläufe, Verbindlichkeit und zielgruppengerechte Aufbereitung
Das Prozessportal der Jade Hochschule ist jetzt online. Mit Hilfe des Portals sollen die zentralen Prozesse und ihre begleitenden Dokumente der Jade Hochschule transparent verfügbar gemacht werden. Abläufe und Verantwortlichkeiten werden konkret dargestellt und die dazugehörigen Dokumente, wie zum Beispiel Formulare und Rechtsgrundlagen, gleich mitgeliefert. Die Informationen stehen zielgruppengerecht zur Verfügung und sind durch eine intuitive Benutzeroberfläche leicht auffindbar. Zudem wird durch die Aufnahme eines Prozesses eine rechtliche Verbindlichkeit in den Abläufen geschaffen.
„Die Digitalisierung nimmt auch auf die Verwaltungsprozesse einen starken Einfluss“,
sagt Prof. Dr. Uwe Weithöner, Vizepräsident für Informations- und Mediensysteme. „Wir freuen uns, dass wir hier mit dem Prozessportal einen großen Schritt vorangekommen sind. Neben den Zielen der Verlässlichkeit und Compliance werden damit auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter_innen, Vertretungen und kollegiale Unterstützungen erleichtert.“
Das Portal bietet den Nutzer_innen vielfältige Möglichkeiten. Eine „Prozesslandkarte“ dient beispielweise als Navigationsinstrument durch die Struktur der Jade Hochschule. Alle freigegebenen Prozesse und - mit Schnittstelle zum Dokumentenmanagementsystem - alle hochschulweiten prozessbegleitenden Dokumente und Formulare sind gemäß der Prozesslandkarte abgebildet und im Zugriff. Zudem finden Nutzer_innen die Aufgaben in den Prozessen, an denen sie selbst beteiligt sind und können in dem Portal mit einstellbaren Filtern gezielt nach Prozessen oder Ressourcen suchen. Insgesamt sind bisher 30 Prozesse in dem Portal abgebildet - weitere stehen zur Freigabe bereit.
An der Einführung des Prozessportals waren Kolleginnen und Kollegen aus unterschiedlichen Arbeitsbereichen und Hierarchiebenen beteiligt – federführend Helena Klütsch und Lea-Kathrin Ahrens gemeinsam mit Tim Grzabka, Jutta Galts, Katja Müller und Petra Ducci-Eiklenborg. Zu Beginn einer Prozessaufnahme wird ein Gespräch mit den Kolleg_innen geführt, in dem die Teilprozesse und die am Prozess beteiligten Personen identifiziert werden. „Je nach Komplexität können wir die Prozesse sofort in das Portal aufnehmen oder arbeiten den Prozess noch mit weiteren beteiligten Personen in Workshops auf“, sagt Lea-Kathrin Ahrens. Alle Ergebnisse werden dokumentiert. Auch bei der Erstellung, Verwendung und Kategorisierung von prozessabhängigen Dokumenten wie zum Beispiel Formularen oder Checklisten bieten Lea-Kathrin Ahrens und Helena Klütsch Unterstützung.
Eine Einführung zur Nutzung des Portals gibt es in Form eines Handbuches, von Schulungen und von Video-Tutorials. Die Videos wurden in Zusammenarbeit mit dem Institut für Online-Lehre erstellt und sind ab Mitte April verfügbar.
Kontakt: prozessportal@jade-hs.de
