„Jade Connect“: Startschuss für die Migration der Inhalte
Arbeit an der zentralen internen Plattform für Zusammenarbeit und Kommunikation an der Jade Hochschule geht weiter
Die Zusammenarbeit an der Jade Hochschule wird durch die interne Informationsplattform Jade Connect künftig verbessert. Die Vorbereitungsgespräche mit den Verwaltungsbereichen sowie den Fachbereichen sind abgeschlossen und Schulungen der Personen, die die Umstellung begleiten werden, laufen auf Hochtouren.
Aktueller Stand des Projekts „Jade Connect“
Die Einführung des neuen Intranets Jade Connect, zunächst als Informationsplattform und zukünftig auch als Kommunikationsplattform, ist ein zentraler Schritt in Richtung moderner, digitaler Zusammenarbeit an der Jade Hochschule.
In Gesprächen mit den verschiedenen Bereichen wurden individuelle Anforderungen und Einsatzszenarien dieser Organisationseinheiten geklärt. Nach erfolgreichen Abstimmungen mit den beteiligten Verwaltungs- und Fachbereichen haben inzwischen fast alle Bereiche ihre jeweiligen Jade Connect-Beauftragten benannt. Dabei handelt es sich um die Personen, die künftig die intern zur Verfügung gestellten Informationen in Abstimmung mit ihren Organisationseinheiten einstellen und verwalten.
Parallel zu den Gesprächen haben die ersten Schulungen zur Nutzung von SharePoint bereits begonnen. Eine durchgeführte Befragung von Studierenden gewährleistet auch die Einbindung ihrer Bedürfnisse. Beispiele sind etwa die verstärkten Möglichkeiten, verschiedene Anträge zu stellen, oder die Bereitstellung eines zentralen Einstiegs für alle Informationen rund um den Studienalltag.
Für das gleichlaufend umgesetzte Vorhaben des Web Relaunchs des externen Webauftritts, der zukünftig die extern zur Verfügung gestellten Informationen bestimmt, gibt es einen konkreten Zeitplan: Die neuen Webseiten der Jade Hochschule sollen am 17. Februar nächsten Jahres live geschaltet werden. Alle Inhalte, die bis dahin nicht vom alten ins neue System umgezogen sind, werden voraussichtlich danach von außerhalb der Hochschule nicht mehr erreichbar sein.
Antworten auf häufig gestellte Fragen zur neuen internen Kommunikationsplattform finden sich ab jetzt auch in einem FAQ zum Projekt. Der Zugriff ist durch einmalige Freischaltung im eIDentity Portal der Jade Hochschule möglich. Durch die Anmeldung im eIDentity Portal erhalten Hochschulangehörige Zugriff zu Lizenzen und Services von Microsoft 365.
„Ein Projekt dieser Größenordnung kann nicht allein gestemmt werden, es braucht die Unterstützung vieler Beteiligten.“
Franziska Wegmann aus dem Hochschulrechenzentrum
Organisation und personelle Ressourcen
Zur erfolgreichen Umsetzung des Projekts wurden neue Rollen und Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit Jade Connect entwickelt und mit dem Präsidium abgestimmt. Darüber hinaus koordiniert Florian Schulte aus der Personalentwicklung Schulungen mit externen Trainer_innen. Die Personalentwicklung wird sich mit individuellen Terminen an alle beteiligten Hochschulangehörigen wenden.
Umsetzung der Plattform mit Microsoft 365
Technisch umgesetzt wird die neue Plattform Jade Connect mit Anwendungen aus der Microsoft 365 Welt. Microsoft 365 (M365) ist eine cloudbasierte Plattform von Microsoft, die eine Vielzahl von Anwendungen und Diensten umfasst, die darauf abzielen, die Produktivität und Zusammenarbeit in Unternehmen und bei Einzelpersonen zu fördern. Dazu gehören auch bekannte Programme wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook sowie Dienste wie OneDrive, SharePoint und das Frontend Microsoft Teams. Jade Connect wird dabei insbesondere mit SharePoint abgebildet.
Im Jahr 2023 fand an der Jade Hochschule eine umfassende Befragung zur Digitalisierungsstrategie statt, bei der die Hochschulangehörigen ihre Wünsche und Anforderungen zur Verbesserung der internen Kommunikation und Zusammenarbeit äußerten.
Eines der zentralen Anliegen war dabei der Wunsch nach einer „digitalen Heimat“, die eine effiziente und nahtlose Interaktion innerhalb der Hochschule ermöglicht. Als Antwort darauf wurde Anfang 2025 das Projekt "Interne Kommunikations- und Arbeitsplattform der Jade Hochschule" gestartet.
